Compte rendu C A du 8 mars 2008
Compte Rendu succinct de la
Réunion du Conseil d’Administration du 8 mars 2008
Présents : Frédéric Arlat, Geneviève Baysset, Jérôme Baysset, Elisabeth Carpentier, Michel Carpentier, Philippe Carpentier, Thomas Cassan, Marie Claux,
Lucette Kirche, Claude Marty, Françoise Verdier.
Absents excusés : Lilian Barthe, Jacky Brousse, Colette Cabrol, Angelique Geny, Lucien Petit, Evelyne Peyre.
Cette réunion est surtout une réunion d’échanges, afin que tous les membres du CA partage le même niveau d’information sur les différents mouvements de
l’association. Toutes les dates à retenir sont résumées à la fin du document.
Ordre du Jour :
1) Point Adhésions et tarification par activité.
2) Point Banque.
3) Point sur le mode de fonctionnement des
activités.
4) Choix d’une date en juin pour préparation de
l’AG
5) Choix de la date de l’AG en septembre
6) Questions diverses sur activités et/ou
fonctionnement.
1) Point Adhésions et
tarification par activité.
108 (+ 2 qui assistent à la danse et non encore adhérents) adhérents à ce jour, plus du tiers provenant de l’extérieur de St Papoul
Ces personnes se répartissent de la façon suivante dans les activités :
23 adherents Gym, 23 Chorale, 14 Danse Enfants, 26 Danse adultes,16 Carnaval, 16 Rando mardi, 11 Rando vendredi.
Explication sur les différents tarifs des activités :
Certaines activités font appel à des intervenants extérieurs que l’association rémunère. Actuellement, nos finances ne permettent pas de prendre en charge cette rémunération,
aussi, ce sont les adhérents concernés qui payent tous les mois une cotisation. Rappel des montants des cotisations mensuelles :
Danse Adulte : 25 euros.
Danse Enfant, Gym : 20 euros.
Chorale : 8 euros.
Cette différence entre les tarifs provient d’abord de la mise en place historique des activités : lors de la création de la chorale, le FJEP pouvait prendre en charge une
partie du coût de l’activité. Depuis, le choix de notre dernière AG est que chaque activité essaie de s’autofinancer au maximum, le FJEP ne pouvant que très faiblement assurer actuellement un
dépassement de coût. La différence entre les tarifs des cotisations mensuelles provient aussi des différences entre les tarifs des intervenants. Enfin, certaines activités ont mis en place des
sources de financement complémentaires : concerts, vide-grenier, etc. De plus, Pascale Goday-Ramos, chef de chœur, participe aussi volontairement à cet effort financier en réduisant les coûts de
déplacements des leçons qu’elle donne aux choristes. Pour sa part, le Carnaval recherche des sponsors commerciaux et met en place d’autres actions (calendriers, vente des brioches, etc). Enfin,
Nelly Melan, Prof de la Danse Enfant, ne facture qu’une heure de cours pour une heure et demie assurée.
Bien évidemment, l’objectif serait que nos activités coûtent le moins cher possible, pour que personne ne soit obligé de renoncer à une activité du fait de son coût :
c’est pourquoi nous avons lancé toute une série de demandes de subventions (mairie, communauté de communes, conseil général). La décision de la mairie sera prise par le nouveau conseil municipal,
le Conseil Général nous a répondu par courrier qu’il soumettait notre demande lors de sa prochaine commission. La communauté de communes nous a répondu qu’elle ne subventionnait que des
évènements particuliers, aussi nous déposerons les dossiers au fur et à mesure de nos évènements.
Nous allons aussi demander à Marie (de la mairie) de nous expliquer les différentes sources de financement qu’elle sollicite pour l’Association Culturelle, qui obtient par ce
moyen des financements interessants.
Bien sûr, chacune des activités peut aussi décider de créer des évènements lui permettant de réduire la cotisation mensuelle.
Mise au point sur le tarif Rando : les adhérents à la Rando ont payé cette année 10 euros d’adhésion annuelle au FJEP, comme tous les autres adhérents, et non pas 20 euros
comme il a pu être dit (c’était le tarif des années précédentes).
A soumettre à l’AG : certains adhérents voudraient ne pas payer les mois où ils ont été absents. C’est une décision difficile, qui doit être soumise à l’AG. En effet, nous
ne sommes pas dans une structure commerciale, qui vendrait des prestations ponctuelles. Nous sommes dans une structure associative, qui doit assurer le fonctionnement des activités, et dont les
finances ne permettent pas de supporter des « consommations à la carte » : un engagement de chacun est nécessaire pour savoir si oui ou non nous pouvons engager une activité sans
mettre les finances de l’association en péril. Bien sûr, tous les cas particuliers peuvent être aussi examinés avec bienveillance par le CA. Nous en discuterons avec l’ensemble des adhérents lors
de l’Assemblée Générale.
2) Point Banque.
Dernières recettes rentrées dans les caisses du FJEP :
Concert 15 décembre (Chorale) : bénéfice de 152 euros
Calendrier (Carnaval) : bénéfice de 150 euros
Opération Galettes des rois (Carnaval): bénéfice de 351 euros
Sponsors commerciaux (Carnaval) : 750 euros de sponsors.
Aujourd’hui, le solde bancaire de l’association reste environ de 1500 euros, ce qui veut dire que nous sommes dans l’autofinancement de chaque activité, avec des petits
déficits (notamment sur la danse enfant) auxquels nous pourrons faire face.
3) Point sur le mode de
fonctionnement des activités.
Proposition de la mise en place d’un temps d’échange entre les intervenants professionnels et le bureau du FJEP. Aujourd’hui, le FJEP emploie 4 intervenants professionnels, et
leur paye (pour l’ensemble des intervenants) environ 3000 euros de prestations par année d’exercice. Aussi, il est important que ces intervenants connaissent nos règles de fonctionnement. Il est
décidé qu’au moins une fois par an, le bureau et les responsables des activités qui font appel à des intervenants extérieurs rencontreront ces intervenants dans une même réunion. Ainsi, chacun
pourra connaître l’ensemble des intervenants, et nous pourrons tous fonctionner avec plus de cohérence.
Deux dates seront proposées aux intervenants pour cette rencontre : 3 mai ou 7 juin.
4) Rencontres informelles au sein
de chaque activité
Actuellement, plusieurs activités organisent des rencontres avec leurs adhérents :
- la chorale organise une
réunion repas par trimestre, et régulièrement des apéros ;
- le carnaval « boit
des coups » à chaque réunion, et fait un repas « auberge espagnole »lors de son bilan ;
- la rando fête les
anniversaires ;
- la danse adulte a prévu
un repas le 7 juin ;
- la danse enfants organise
régulièrement des goûters après les séances.
-
Précisons que toutes ces rencontres informelles se déroulent sur le principe de « l’auberge espagnole », où ce sont les adhérents qui assurent ces convivialités, sans
que l’association soit sollicitée financièrement.
Bien sûr, tous ces moments participent au bon fonctionnement des activités, et sont des moments d’échanges sur les difficultés éventuelles qui peuvent se présenter, et surtout
des moments de convivialité comme nous les aimons.
Nous décidons de renforcer ces aspects en proposant un repas « FJEP », réunissant les adhérents de toutes les activités, à la suite de la prochaine Assemblée
Générale. A confirmer après discussion au sein de chaque activité.
5) Date du prochain CA en vue de
la préparation de l’Assemblée Générale
Nous retenons le samedi 21 juin de 10h à 12h pour préparer notre assemblée générale qui se tiendra en septembre.
6) Choix de la date de
l’Assemblée Générale
C’est le Samedi 6 septembre à 18H30 , et comme il vient d’être dit, cette AG pourra être suivie d’un repas (modalités à définir).
7) Questions diverses sur
activités et/ou fonctionnement.
Sortie Vélo
Prévision de la mise en place d’une sortie Vélo encadrée par Thomas, avec le soutien des autres adhérents :
Date prévue proposition 7/8 juin ou 14/15juin, peut-être le 7/8 juin pour la préparation des vélos, et le 14/15 pour la sortie.
On peut imaginer plusieurs niveaux de sortie : une mini rando pour les plus petits, un rendez-vous pique nique familial en milieu de journée, etc.
Une réunion spécifique précisera les modalités. Chaque participant devra venir avec son équipement (vélo mais aussi casque, etc.). Demander au sein de chaque activité combien
de jeunes pourraient être intéressés par ce projet.
Prévisions des évènements Chorale :
Concert de fin d’année : habituellement, la chorale se produit dans le village pour son concert de fin d’année, mais cette année, un autre évènement chorale aura lieu au
même moment (voir plus bas). Aussi, nous avons décidé de saisir cette occasion pour essayer d’élargir nos collaborations et nous allons chanter à Villespy, le samedi 24 mai à 21h00, avec la
chorale de Villespy.
Une rencontre inter-chorales est prévue le 28 juin à Saint Papoul : plusieurs manifestations dans la journée, avec des chorales d’enfants et des chorales d’adultes, dans
tout le village.
Première partie de l’après midi concerts des enfants
Goûter
Seconde partie de l’après midi Concerts des adultes, dernier concert à l’abbaye
Fin de
journée
Repas
Remarque : Au cours des répétitions, peut être trop de temps passé en attente des autres, Pascale propose une autre organisation pour les séances à venir.
Attention : le 7 juin aura lieu le vide grenier du village, dans lequel la Chorale a prévu de tenir un stand : à confirmer avec les choristes.
Carnaval
Rappel : le Carnaval a lieu cette année le 29 mars.
Trois éléments particuliers cette année : animation du défilé par une « Banda », présentation par les activités Danses (enfants, ados, adultes) du FJEP de leurs
prestations, apéritif-devinettes par le conteur occitan.
Voir programme joint en fin de document.
Jérôme propose de défiler avec des chevaux : à retenir et à voir pour l’année prochaine.
Gym :
Irene va probablement créer une salle de gym à Carcassonne. Toutefois, elle veut maintenir son cours à Saint Papoul où ça se passe très bien. Mais il faudra peut-être modifier
les horaires pour lui permettre de concilier ses deux activités : à suivre, et à discuter au sein de l’activité.
Rando :
Jusqu’à 17 personnes suivent les randonnées, ce qui est une belle réussite.
Autres activités :
RAS de particulier.
Important :
Marie nous informe que certains adhérents vont recevoir leur carte FAOL au mois de mars, car nous avons reçu les bulletins, et surtout les certificats médicaux avec du retard.
L’année prochaine, nous devrons être plus attentifs sur ces points, et régler tous ces aspects dès la rentrée. A voir avec chaque responsable d’activité.
Rappel des dates importantes :
29 mars Carnaval
3 mai ou 7 juin Réunion Bureau/Responsables des activités/intervenants
24 mai Concert de fin
d’année de la Chorale à et avec Villespy
7 juin Repas
interne activité Danse Adulte
7 juin
Préparation des vélos pour la sortie du 14/15
7 juin Vide
Grenier du Village (participation Chorale)
14 ou 15 juin Sortie Vélo
21 juin Réunion CA pour préparation de l’AG
28 juin Journée interchorales à Saint Papoul
6 septembre Assemblée générale et repas du FJEP
Carnaval de St-Papoul
29 mars 2008
Tout est gratuit, sauf le repas et le goûter : n’hésitez pas !!!
13h30-16h15 : Salle Occitane
Ateliers Maquillage et Costumes
Prêt gratuit des costumes
Adultes et Enfants bienvenus
16h30 – Place de l’Abbaye
Défilé costumé
avec la banda
« Les Baladins »
17h15– Terrain de Pétanque
Goûter (1 € les 3 crêpes)
Crémation de M.Carnaval Junior
Autour de 17h45/18h – Salle des Fêtes
Petites démonstrations des danseurs du FJEP de Saint Papoul
2 Ados (Tecktonik),
Enfants (Danse celte),
Adultes (Salon)
Autour de 18h15/18h30 – Salle des Fêtes
Contes et Devinettes Occitanes
autour d’un verre (offert)
Jean-Jacques DELPOUX
20h30 – Salle des Fêtes
Repas Carnaval
(au profit de l’Ecole)
Inscriptions à l’école, à la boulangerie, à la mairie
22h – Terrain de pétanque
Jugement de Carnaval
Troupe de théâtre des Mots Dits
22h30 – Salle des Fêtes
Bal Masqué
Minuit :
Résultat du Concours de masques